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Die Online GmbH kommt zu spät: „Wir müssen endlich unsere Faxgeräte entsorgen“

Andere Länder haben uns beim Thema Digitalisierung längst abgehängt, glaubt unsere Autorin, eine Notarin. Sie müsse PDFs noch ausdrucken, um sie zu beglaubigen.

In Deutschland wird seit den 1970ern gefaxt.
In Deutschland wird seit den 1970ern gefaxt.

CSA Images / Getty Images

Ein Gastbeitrag von Astrid Plantiko, Notarin und Mitinhaberin einer Kanzlei in Frankfurt am Main.

Die Gründung eines Unternehmens dauert in Estland 18 Minuten, in Deutschland meist mehrere Wochen bis Monate. Dieses Beispiel zeigt mehr als deutlich: Wir brauchen eine digitale Revolution im notariellen Bereich.

Die Digitalisierungsrichtlinie der EU hat zumindest erreicht, dass man sich um Modernisierung bemüht – wenn auch spät. An anderer Stelle eröffnen Nutzer bereits unkompliziert Bankkonten digital, Gerichtsverhandlungen okayönnen on-line geführt werden. Hoffentlich finden bestimmte notarielle Geschäfte im nächsten Jahr ebenfalls digital statt, wenn das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie zum 1. August 2022 in Kraft tritt.

Denn das bedeutet: In Deutschland wird die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) endlich on-line möglich sein. Das wurde auch Zeit. Im Nachbarland Österreich ist eine GmbH-Gründung bereits seit 2019 über das Internet möglich, in Estland seit 2015.

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Digitalisierung sollte sich bei der notariellen Arbeit aber nicht nur um die Online-Gründung einer GmbH drehen, es gibt auch genug andere Anwendungsfälle. Besprechungen okayönnen bereits sicher über bestimmte Kommunikations-Softwares durchgeführt werden. Einige Notare haben diesen Weg schon für sich entdeckt – ausgelöst und verstärkt durch die Corona-Krise.

Ein Abgleich von Personendaten mit dem Personalausweis ist seit längerem digital möglich. Elektronische Signaturen ermöglichen eine zuverlässige Identifizierung. Eine on-line durchgeführte Handelsregisteranmeldung oder GmbH-Gründung bringt eine Zeitersparnis für alle Seiten. Die Dokumente liegen nach dem Online-Termin bereits digital vor und okayönnen direkt an die Registergerichte weitergeleitet werden. Das verschlankt den Arbeitsaufwand und entlastet alle Beteiligten.

Der Ist-Zustand: PDF ausdrucken und in Papierform beglaubigen

Aber: Die Digitalisierungsrichtlinie bedeutet nicht, dass auch der Alltag für Notare digitaler wird. In allen weiteren Bereichen wird es weiterhin einen unsäglichen Papierkrieg und eine Verschwendung von Ressourcen geben. Ein Beispiel: Mandanten fragen täglich nach beglaubigten Kopien als PDF, aber beglaubigte Abschriften elektronisch zu erstellen und damit Arbeit und Papier zu sparen, ist in Deutschland nicht vorgesehen.

Das ganze Prozedere wird advert absurdum geführt, wenn ein rein elektronisch erstelltes Dokument mit elektronischer Beglaubigung aus Ländern wie Estland in Deutschland nicht anerkannt wird. Denn hierzulande wird aufgrund unterschiedlicher Digitalisierungsstandards eine Papierform verlangt, die es im Original gar nicht gibt. Das kostet Zeit, Papier und meist Nerven auf Seiten der Gerichte und bei den Notarinnen sowieso. Wir müssen additionally ein digitales Original ausdrucken und es in Papierform beglaubigen – somit finestätigen wir Notare die Rückschrittlichkeit mit Siegel. Ein trauriges Zeugnis für mangelnde Zukunftsfähigkeit.

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Wenn Deutschland für Investoren und Gründer attraktiv bleiben will, brauchen wir ein komplettes Umdenken und Umkrempeln bisheriger Strukturen. Denn die Themen Datenschutz und technische Sicherheit sind durchaus zu bewältigen, wenn man eine Lösung finden will. Die größten Hürden bei der Digitalisierung sind eine analoge Denkweise gepaart mit fehlenden personellen und finanziellen Möglichkeiten. Gerade im Bereich von Justiz und Verwaltung sollten wir additionally endgültig unsere Faxgeräte entsorgen und alles daransetzen, mit entscheidenden Investitionen in IT und Fortbildung die Digitalisierung voranzubringen.

Solange aber noch nicht einmal die technische Ausstattung mit mobiler Hardware für Richterinnen, Rechtspflegern und andere Mitarbeitende in der Justiz und Verwaltung gegeben ist, brauchen wir uns nicht wundern, wenn Deutschland bei der Digitalisierung endgültig abgehängt wird.

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